Quotas et capacité

Les quotas vous permettent de maîtriser la capacité d’accueil de votre événement. Vous pouvez limiter le nombre total de participants, mais aussi plafonner certaines catégories (un atelier, une session, un type de billet), et gérer ce qui se passe une fois la limite atteinte grâce aux listes d’attente. C’est l’outil indispensable dès que votre événement a des places en nombre limité.

La jauge globale

La jauge globale fixe la capacité totale de votre événement : le nombre maximum de participants que vous acceptez. Lorsque cette limite est atteinte, les inscriptions s’arrêtent ou basculent en liste d’attente, selon votre choix.

• Capacité totale : le plafond global de votre événement.
• Liste d’attente (optionnelle) : lorsque la jauge est pleine, les nouvelles demandes peuvent être placées en attente plutôt que refusées.

Les quotas par valeur de champ

Au-delà du plafond global, vous pouvez définir des quotas par valeur de champ. Cela vous permet de limiter le nombre de participants pour une catégorie précise, définie par l’une des valeurs de vos champs participants.

Par exemple : un nombre maximal de places par atelier, par session, ou par type de catégorie. Chaque valeur dispose alors de sa propre capacité et, si vous le souhaitez, de sa propre liste d’attente.

Astuce

Les quotas par champ s’appuient sur des champs de type « groupe à choix unique », « groupe à choix multiple » ou « OUI/NON ». Un même quota peut combiner plusieurs conditions (par exemple « VIP » et « Atelier A »). Préparez ces champs en amont dans le modèle de données.

Les listes d’attente et la promotion

Les listes d’attente existent à deux niveaux : une liste d’attente globale (quand la jauge totale est pleine) et des listes d’attente par champ (quand le quota d’une catégorie est atteint). Lorsqu’une place se libère, une personne en attente peut être promue vers la liste des inscrits confirmés.

Vous choisissez le mode de promotion :

• Promotion automatique : dès qu’une place se libère, le système promeut automatiquement la personne suivante en attente.
• Promotion manuelle : vous décidez vous-même qui promouvoir, à quel moment.

Options et mode d’attribution

Plusieurs réglages vous permettent d’affiner le comportement des quotas :

• Ignorer les accompagnants : choisissez si les accompagnants sont comptés ou non dans le calcul de la capacité.
• Mode d’attribution : décidez si les places sont attribuées de façon automatique (le système gère seul) ou manuelle (vous gardez la main sur l’attribution).

1. Ouvrez la configuration des quotas de votre événement.

2. Définissez la jauge globale (capacité totale) et activez, si besoin, la liste d’attente.

3. Ajoutez des quotas par valeur de champ pour plafonner vos catégories.

4. Choisissez le mode de promotion (automatique ou manuel) et le mode d’attribution, puis réglez l’option « ignorer les accompagnants » si elle vous concerne.

Et ensuite ?

Les quotas s’appliquent au moment de l’inscription. Pour comprendre comment ils interagissent avec vos formulaires et l’ouverture des inscriptions, consultez les Inscriptions & formulaires.