Gestion des sessions

Une session est un point d’émargement de votre événement. C’est l’unité de base du check-in : chaque session possède son nom, ses règles d’accès et ses réglages. Un même événement peut compter plusieurs sessions, ce qui vous permet de distinguer les différents points d’accueil ou les différents moments de votre programme.

Pourquoi plusieurs sessions

Créer plusieurs sessions est utile dès que votre événement comporte plusieurs entrées ou plusieurs temps forts. Quelques exemples :

• un accueil principal à l’entrée du lieu ;
• une entrée VIP réservée à certains invités ;
• l’émargement d’un atelier ou d’une conférence précise.

Chaque session compte ses présences séparément, ce qui vous donne une vision fine de la fréquentation, point d’accueil par point d’accueil.

Créer une session

1. Donnez un nom clair à la session, par exemple le nom du point d’accueil ou de l’atelier concerné.

2. Réglez les paramètres de la session : règles d’accès, signature, questionnaire ou impression de badge selon vos besoins.

3. Définissez les fenêtres horaires d’ouverture si vous souhaitez que la session ne soit active que pendant certaines plages.

4. Enregistrez : la session est prête à accueillir des émargements.

Horaires d’ouverture

Vous pouvez définir des plages horaires pendant lesquelles la session est ouverte. En dehors de ces plages, l’émargement n’est pas possible : c’est pratique pour cadrer un accueil sur un créneau précis sans avoir à fermer la session manuellement.

Activer ou désactiver une session

Indépendamment des horaires, une session peut être activée ou désactivée. Désactiver une session suspend les émargements sans la supprimer : vous conservez sa configuration et ses chiffres, et vous pouvez la réactiver à tout moment.

Partager une session

Vous pouvez partager une session avec vos agents d’accueil grâce à des liens de partage (jetons en lecture seule). Ces liens donnent accès à la session sans exposer le reste de votre compte : ils sont parfaits pour des renforts ou des prestataires présents uniquement le jour J.

Astuce

Préparez et nommez vos sessions à l’avance, puis transmettez les liens de partage à vos équipes la veille de l’événement. Le jour J, tout est prêt et chacun sait sur quel point d’accueil il intervient.